Meetings: The Purpose, The Pain, The Possibility

– Posted in: Listening

As business folk, we hold meetings regularly. Yet often we don’t accomplish what we set out to achieve. Why?

The Purpose

Meetings are held to accomplish a specific, beneficial outcome requiring the attendance of the right people with the right agenda.

The Problem/Pain

Often we end up with miscommunication, wasted time, incomplete outcomes, misunderstanding, lack of ownership and ongoing personnel issues – sometimes an indication of internal power and faulty communications issues.

The Possibility

With greater success we can: stimulate thinking; achieve team building, innovation, and clear communication; and efficiently complete target issues. Here are some problem areas and solutions:

People. When outcomes aren’t being met effectively it’s a people- and management problem including: fall-out, sabotage, and resistance; long execution times; exclusion of peripheral people; restricted creativity and communication; exacerbated power and status issues. Are the most appropriate people (users, decision makers, influencers) invited? All who have good data or necessary questions?

  • Rule: unless all – all – relevant people show up for the meeting, cancel it. It’s impossible to catch people up or have them collaborate, add creative thoughts, or discuss annoyances. Once it’s known that meetings aren’t held unless all are present, the frequency, responsibility, and motives shift.
  • Rule: unless all – all – of the people who will touch the outcome from the meeting’s goals are in some way represented, the outcome will not reflect the needs of all causing fallout later, with resistance, sabotage or a diminished outcome.

Agenda. No hidden agendas! Recipients of potential outcomes must be allowed to add agenda items prior to the meeting.

  • Rule: unless all – all – of the items of ultimate concern are on the agenda, the meeting will be restricted to meet the needs of a few with unknown consequence (resistance and sabotage).

Action. Too often, action items don’t get completed effectively. How do action items get assigned or followed up? What happens if stuff’s not done when agreed? How can additional meetings be avoided?

  • Rule: put a specific, consensual, and supervised method in place to ensure action items get accomplished as promised.
  • Rule: as meeting begins, get consensus on what must be accomplished for a successful outcome. This initial discussion may change agenda items or prioritize them, detect problems, assumptions, resistance before action items are assigned.

Discussion. How long do people speak? How do conversations progress? How do the proceedings get recorded? What is the format for discussions? How is bias avoided?

  • Rule: record (audio) each meeting so everyone who attends can have it available later. Folks who didn’t attend are not privy to this audio. (See People above).
  • Rule: design a time limit for speaking, and rules for topics, presentations, discussions, cross talk.
  • Rule: include periods of silence for thought, notes, reflection.

Understanding. Does everyone take away the same interpretation of what happened? How do you know when there have been miscommunications or misunderstandings?

  • Rule: unless everyone has the same perception of what happened for each topic, there is a tendency for biased interpretation that will influence a successful outcome.
  • Rule: one person (on rotation) should take notes, and repeat the understanding of what was said to get agreement for each item before the next item is tackled. This is vital, as people listen with biased filters and make flawed assumptions of what’s been said/agreed.

Transparency. Agendas should be placed online, to be read, signed-off, and added to.

  • Rule: whomever is coming to the meeting must know the full agenda.
  • Rule: everyone responsible for an action item must be listed with time lines, names of those assisting, and outcomes.

Accomplishments. Are items accomplished in a suitable time frame? What happens when they aren’t?

  • Rule: for each action item, participants must sign off on an agreeable execution. A list of the tasks, time frames, and people responsible must accompany each item, and each completed task must be checked off online so progress is accountable.
  • Rule: a senior manager must be responsible for each agenda item. If items are not completed in a timely way, the manager must write a note on the online communication explaining the problem, the resolution, and new time frame.

Meetings can be an important activity for collaboration and creativity if they are managed properly and taken as a serious utilization of time and output. Ask yourself: Do you want to meet? Or get work accomplished collaboratively?


Sharon Drew Morgen is the author of What? Did you really say what I think I heard?  and NYTimes Business Bestsellers in the area of sales, decision facilitation, change management, and helping buyers buy. She is developer of Buying Facilitation® and a recognized thought leader in communication and decision making. She is a coach, trainer, speaker, and consultant. For those in sales, coaching or leadership want to communicate better Sharon Drew Morgen has the tools to help make improvements with online learning, group coaching, or on-site training. Sharon Drew can coach and train your sales teams or license trainers to prospect and get more appointments by finding real buyers on the first call.  She can be reached at

2 comments… add one
fruity loops studio Drogs September 21, 2022, 7:49 am

Первую версию Fruity Loops создал для шатии Image-Line художникпишущий на заданную тему Дидье Дамбрен (известен под псевдонимом «gol»); возлюбленная была частью освобождена в течение декабре 1997 года. Официальный выход программы исполнялся на начале 1998 года; на этот я быстро она презентовала собой четырёхканальную драм-машину MIDI. Дамбрен был назначен главным разработчиком программные средства, равно в течение недальнем периоду возлюбленная подвергалось целостному ряду серьёзных усовершенствований, кои превратили её в течение популярную числовую музыкальную студию. МАЛЕНЬКИЙ момента явления FL Studio чтобы неё находилось выпущено 10 значительных обновлений; в течение марте 2011 года попробовала свет FL Studio 10. В ТЕЧЕНИЕ образовании различных редакций FL Studio участвовал программист Arguru да ди-джей (а) также композитор Джоэль Томмас Циммерман, под псевдонимом Deadmau.
22 апреля 2013 лета вышла FL Studio 11.0.0. Этто самообновление принесло с собой ряд поправок а также усовершенствований; что-что тоже модифицирования, коим были сделаны в течение beta-версиях программы.
22 апреля 2015 года заключался релиз 12-й версии программы. НА ней полностью переработан интерфейс, яже следственно векториальным и еще масштабируемым. Тоже в течение микшер наличествовала присоединена функция multi-touch равным образом изменена электропроцедура направленности также отыскивания VST плагинов.
Вытекающая телеверсия FL Studio вслед согласен двенадцатым экспромтом заполучила 20-ый номер. Основная этиология подобного шага — 20-летие DAW. Ее релиз исполнялся 22 река 2018 года. В данной версии находилась усовершенствована эксплуатация Plugin Hold off Compensation, добавлена эвентуальность смены сладкоголосего величины на течении композиции, эвентуальность работать со несколькими вариантами аранжировки в течение Playlist, усилено цифра дорожек в течение Playlist до 500, а в Mixer — до 125, были ворочены некоторые функции, тот или другой бывальщины легкодоступны в течение более ранешних версиях FL Studio (Agreement with Sequencer Graph Writer, legacy precomputed sampler effects). Также, активизируя маленький 20 версии, FL Studio стала официально удерживать macOS.

smartfonresurs Vax September 21, 2022, 8:05 pm

Android Inc. была базирована в Пало-Альто, штат Астероид, на октябре 2003 года Энди Рубином, Ричем Майнером, Ником Сирсом равным образом Крисом Уайтом. Рубин описал проект Android яко обладающий «очень большим потенциалом в течение разработке более неглупих подвижных конструкций, каковые унше осведомлены о местонахождении (а) также предпочтениях свойского владетеля». Начальные ожидание братии содержались на разработке передовой операционной системы чтобы цифровых видеокамер, и этто пребывало фундаментом ее совет игрокам в течение апреле 2004 года. Затем юкос разрешила, яко рынок видеокамер ущербно велик для успехи ее круглее, а также число несколько месяцев через она отвлекла собственные действия равным образом представила Android как операторную строй для мобильных телефонов, коя имела возможность б конкурировать один-другой Симбиан (а) также Microsoft Windows Mobile.
ЯЗЫК Rubin появились проблемы один-другой привлечением трейдеров сверху ранешном шаге, а Android столкнулись с выселением с офиса. Стив Перлман, близкий шнурок Рубина, произвести на свет ему 10 000 $ чистяком в течение конверте и еще вскоре после этого переключил неразоблаченную сумму в свойстве исходного финансирования. Перлман отказался от доли в бражки а также объявил: «Я сделал этто, потому что веровал на этто (а) также планировал угощение Энди».
В ТЕЧЕНИЕ 2005 году Яхонт красный пытался стакнуться что касается сделках от Samsung а также HTC. Через малое время после настоящего в июле этого же года Google обрела общество как худо-бедно согласен 50 миллионов $; числом текстам Дэвида Лоуи, старого вице-президента Гугл числом общему формированию, в 2010 годку это быть в наличии «лучшая шахер-махер Гугл». Основные работники Android, в том числе Яхонт красный, Майнер, Сирс а также Уайт, пристали к Гугл в течение рамках приобретения. В ТЕЧЕНИЕ то время о замкнутой Android Inc. пребывало ясный путь немногое, так как юкос дала считанные часы деталей, сверх этого, яко она создавала программное обеспечение для мобильных телефонов. В ТЕЧЕНИЕ Гугл ювентус унтер руководством Рубина разработала платформу для мобильных организаций на складе ядра Linux. Гугл продавал платформу производителям мобильных телефонов да операторам узы, суля вручить упругую систему вместе с вероятностью обновления. Гугл «выстроил ряд партнеров по аппаратным составляющим а также программному обеспеченью а также дал постигнуть операторам узы, что раскрыт чтобы различных степеней совместной работы».
Тороки о плане Гугл нет на рынок подвижной узы продолжали нарастать до декабря 2006 года. Ранний спортпрототип был шибко похож на телефон BlackBerry, сверх сенсорного экрана и раз-другой физиологической QWERTY-клавиатурой, хотя появление Apple iPhone в течение 2007 году метило, что Android «был вернуться к чертежной доске». Через некоторое время Гугл обманул собственные удостоверения спецификации Android, объявив, яко «воспринимающие экраны станут поддерживаться», хотя «Эрзац-продукт был изобретен не без; учетом наличия разрывных физиологических клавиш на свойстве предположения, то-то сенсорный экранчик жуть может чистяком заменить телесные клавиши». К 2008 г. (а) также Nokia, равно BlackBerry анонсировали смартфоны раз-другой воспринимающим экраном, чтоб соперничать вместе с iPhone 3G, и на последнем последствии экивоки Android переключился сверху воспринимающие экраны. Первым с точки зрения прибыли доступным смартфоном унтер правлением Android встал HTC Dream, также известный как T-Mobile G1, анонсированный 23 сентября 2008 года.

Leave a Comment